Pour qu’elles puissent se concentrer à 100% sur leurs compétences de base ou cœur de métier, les entreprises n’hésitent plus à confier totalement ou partiellement ses opérations informatiques. Mais si l’externalisation apporte des avantages indéniables, elle n’est pas non plus sans risques. Retrouvez dans cet article quelques conseils qui vont vous aider à les atténuer !
Quels sont les principaux risques en matière d’externalisation ?
L’externalisation ne procure pas seulement des atouts aux entreprises qui y ont recours. En effet, il y a toujours des risques :
Au niveau des données
En permettant à un prestataire d’avoir accès à son réseau, une entreprise s’expose à des risques sur la sécurité de ses données dites « sensibles ». Ces dernières peuvent être subtilisées ou utilisées dans le but de nuire. Il faut savoir que l’une des pires craintes des entreprises est celle de perdre le contrôle de leur système.
Respect des règlementations
Il existe des domaines d’activités (par exemple la santé) dans lesquels les données concernant les clients sont soumises à des règles très strictes. C’est la raison pour laquelle, les entreprises doivent veiller à ce que le prestataire sélectionné soit à la fois fiable et professionnel.
La dépendance
L’entreprise qui fait appel aux services d’un prestataire risque de se retrouver en mauvaise posture si jamais celui-ci venait à cesser subitement ses activités en raison d’un problème financier ou autres.
Maintenant que vous avez une idée précise des risques encourus, il est grand temps de se pencher sur les différentes stratégies d’atténuation :
Stratégie 1 : un contrat d’externalisation solide
Pour n’importe quelle entreprise, il existe diverses façons de gérer les risques relatifs à l’externalisation. Il faut évidemment bien choisir son prestataire en tenant compte de plusieurs critères (expertise et professionnalisme, qualité de service, capacité d’adaptation, transparence au niveau des couts…). Mais l’une des stratégies efficaces pour se prémunir d’éventuels risques, c’est l’établissement d’un cadre solide à travers le contrat d’externalisation.
Vous vous demandez quelle est l’importance d’un tel contrat ? Tout d’abord, ce dernier permet de définir précisément les responsabilités aussi bien du prestataire que de son client. Ensuite, il fixe clairement les attentes de toutes les parties concernées. On peut évoquer par exemple les résultats attendus, le planning à respecter… Un contrat d’externalisation permet également de consolider la confiance entre le prestataire et l’entreprise. Pour finir, il offre la possibilité de gérer efficacement les changements qui peuvent survenir en cours de route.
En clair, si vous souhaitez limiter au maximum les conflits potentiels, vous avez intérêt à bien rédiger le contrat d’externalisation. Pour cela, il vous faudra procéder par étape.
Quelles sont les étapes-clés dans la rédaction d’un contrat d’externalisation solide ?
Avant de penser à la rédaction proprement dite, vous devez en premier lieu définir les objectifs et ce que vous attendez de cette collaboration. Il faut ensuite identifier les services à externaliser afin d’éviter toute ambigüité. La troisième étape consiste à préciser les rôles et les missions que vous confierez au prestataire. Par la suite, vous devez intégrer dans le contrat des clauses de confidentialité et pour tout ce qui concerne la sécurité des données. C’est d’une importance capitale puisque les informations échangées sont sensibles. Pour terminer, veillez à ce que le contrat soit conforme aux réglementations en vigueur. Et voilà, il ne reste plus qu’à apposer les signatures des parties concernées pour que le contrat soit valide.
Stratégie 2 : mise en place de PCA ou Plan de Continuité d’Activité
Autre stratégie incontournable afin de réduire les risques dans l’externalisation des traitements informatiques est la mise en place d’un Plan de Continuité d’Activité. De quoi s’agit-il ? Pour faire simple, c’est un outil qui regroupe l’ensemble des moyens (que ce soit humain ou technique) et procédures à suivre en cas de problème majeur. En effet, le système informatique du prestataire n’est pas infaillible. Celui-ci peut être affecté par des virus ou rencontrer une panne ou bien une défaillance suite à une catastrophe naturelle. Cela peut causer une interruption d’activité du prestataire et entrainera logiquement de lourdes conséquences pour l’entreprise cliente. D’où l’importance du PCA qui a pour but de protéger tous les acteurs.
Avant de confier des tâches à votre prestataire, il est donc dans votre intérêt de vous assurer au préalable si ce dernier a bien mis en place un Plan de Continuité d’Activité. Vous ne devez pas hésiter à lui poser des questions sur sa méthode. Est-ce qu’il prévoit de cesser ses activités au cas où il y aurait une menace élevée ? Quelle alternative a-t-il en main pour garantir le transfert de ses activités ? Quel système de récupération de données adopte-t-il ? etc. Bref, le prestataire ne doit en aucun cas se permettre d’improviser des solutions à la hâte.
Quelques conseils
N’oubliez pas de vérifier que le PCA fait l’objet de mise à jour, et ce, de manière régulière. Il doit également être testé et amélioré en permanence pour garantir son efficacité. Pour cela, des simulations doivent être menées par l’équipe qui prend en charge la continuité de l’activité.
Stratégie 3 : la surveillance continue
Lorsqu’une entreprise délègue certaines tâches à un prestataire, elle doit assurer une surveillance continue du partenariat. L’objectif est de veiller à ce que la collaboration soit à la fois transparente et efficace entre les parties impliquées. Il est essentiel de suivre le bon déroulement des tâches réalisées par le prestataire. Cela permet à l’entreprise cliente de savoir si les prestations correspondent bien à ses attentes et si son partenaire a besoin d’autres informations. L’établissement des indicateurs de performance donne la possibilité d’évaluer l’état d’avancement des missions et de déceler les éventuels obstacles.
Bref, si vous voulez éviter d’entrer en conflit avec votre prestataire informatique ou de perdre inutilement du temps et de l’argent, mieux vaut prendre certaines mesures. En adoptant des stratégies d’atténuation de risques, vous augmentez de manière significative vos chances de voir vos projets aboutir et surtout dans les temps impartis !