Gérer efficacement son temps est le résultat d’une bonne organisation. Une liste de tâches ou une to-do-list en est l’outil principal pour y arriver. Elle seule vous aidera à bien organiser vos priorités. S’il faut environ 10 minutes par jour pour la dresser, ce temps sera rapidement amorti par l’efficacité de votre organisation. Avant d’élaborer votre to-do-list, sachez qu’une tâche peut en cacher une autre. Connaitre les erreurs récurrentes suivantes dans les listes de tâches vous permettra probablement de les éviter.
1 – Organiser les tâches personnelles et professionnelles dans une seule to-do-list
Ne pas mettre de barrière entre la vie professionnelle et personnelle est une grave erreur. Ces deux domaines requièrent des efforts différents. Logiquement, le moindre souci sur l’un causera un manque de concentration sur l’autre.
C’est l’un des problèmes souvent rencontrés chez les professionnels travaillant à domicile. Pour mieux s’en sortir, certains misent sur des horaires décalés pour travailler tranquillement pour ensuite profiter pleinement de leur vie personnelle. Mais nous savons tous qu’avec le temps, c’est usant. La meilleure solution est de dresser deux listes de tâches pour les affaires personnelles d’un côté, et professionnelles de l’autre.
2 – Planifier des tâches hors limite
Se lancer des défis nous permet d’atteindre des objectifs que nous croyons souvent incapable d’accomplir. Dans l’univers des to-do-list, ce concept se concrétise généralement par des tâches hors limite. Or une liste trop chargée est source de stress. Non seulement vous ne serez pas capable de tout faire en une journée, mais vous risquez aussi de perdre en performance par manque de temps.
Bien que vous maitrisiez votre domaine, ne surévaluez pas vos compétences. Sachez reporter les tâches hors limite au lendemain ou un autre jour.
3 – Négliger les tâches prioritaires
Toute personne organisée se doit de connaitre ce qui est prioritaire de ce qui l’est moins. Commencer les tâches par celles qui rapportent peu de valeur ajoutée est une grossière erreur.
Répartissez vos tâches selon une matrice de priorités et vous aurez rapidement un aperçu de ce que vous devez faire dans la journée et ce que vous devez planifier un autre jour.
Dans cette matrice vous devez dresser un tableau de ce qui est à :
- faire : les tâches urgentes et importantes
- déléguer : les tâches urgentes et non-importantes
- planifier : les tâches non-urgentes et importantes
- éliminer tout ce qui n’est pas urgent et sans importance
4 – Ignorer la durée des tâches
Ne pas prendre en considération la durée de traitement des tâches à accomplir durant la journée est à éviter dans une to-do-list. Avant de la rédiger, vous devez savoir combien de temps dure l’exécution d’une tâche. Vous saurez ainsi si elle sera faite en une journée et si cela vous permet d’ajouter d’autres tâches sur votre liste.
Lors de la détermination de cette durée, nous vous conseillons de prendre des marges. Cela vous permettra de mieux affronter les imprévus.
5 – Ne pas tenir compte des imprévus
Se préparer aux éventuels empêchements sur l’accomplissement de vos tâches vous permet de mieux les affronter, voire de les éviter. Si vous n’anticipez pas en prévoyant les risques, vous serrez désorganisé et vos objectifs de la journée ne seront pas atteints.
Tous les jours, consacrez jusqu’au 1/4 de votre temps de travail pour accomplir les tâches les plus importantes. En agissant ainsi, vous pouvez être sûr d’achever le reste de votre travail dans un délai imparti.
6 – Utiliser un outil inadapté
Il n’existe pas de to-do-list idéale mais sachez que l’accomplissement des tâches dans cette liste est dû à la qualité de l’outil d’organisation.
A l’ère de la digitalisation, utiliser une feuille volante, un cahier ou un agenda classique n’est plus indiqué, parce qu’il est important de tout réunir dans une seule base de données et de les avoir à portée de main.
A part les agendas électroniques proposés par les messageries comme Outlook ou Gmail, il existe aussi de nombreuses applications faciles à utiliser : Pomotodo, TeuxDeux, NowDoThis, Any.do, Todoist, Wunderlist, etc. Maintenant que vous savez ce qu’il ne faut pas faire dans une liste de tâches, vous pouvez travailler avec l’esprit tranquille et profiter de chaque moment de votre vie.