La numérisation de documents consiste à convertir des informations d’un support physique en données numériques. Pour les entreprises, il s’agit d’un moyen qui permet d’optimiser leur organisation et de gagner en efficacité dans la gestion de leurs documents. Confier cette opération à des prestataires offshore constitue un réel avantage que ce soit en termes de coûts que de qualité de traitement. Les détails dans ce billet consacré à la numérisation de documents en offshore.
Qu’est ce que la numérisation de documents ?
La numérisation de documents est un procédé qui consiste à transférer le contenu d’un document sur support papier vers un support informatique. En d’autres termes, il s’agit de la conversion d’un document texte ou image en un format numérique.
Cette démarche visant à convertir des données analogiques en données numériques s’effectue généralement à l’aide d’un scanner. Elle a pour but de sécuriser les documents professionnels contre la perte, mais aussi de faciliter leur archivage ainsi que l’exploitation des informations qu’ils contiennent (classement, diffusion, recherche…).
Dans le cas où l’on cherche à convertir des fichiers contenant l’image d’un document en fichier texte, on parle de traitement OCR (Optical Character Recognition) ou ROC (Reconnaissance Optique de Caractère). Ce type de numérisation peut être réalisé par le biais d’un logiciel de reconnaissance de caractère convertissant les images en texte. Une relecture et une correction manuelle permettront d’assurer une conversion de qualité optimale.
La numérisation de documents peut également être réalisée par des opérateurs qui se chargent de saisir le texte et les informations se trouvant sur le document en question. Les sociétés offshore disposent en général d’un plateau de numérisation et d’une équipe prenant en charge le traitement des documents papiers pour être saisis.
Quels types de documents peuvent être numérisés ?
Il est possible de réaliser des opérations de numérisation pour tous types de documents : archives, formulaires, notes de recherche, factures, coupons, bons de livraison, bons de commande, bulletins de salaire, annuaires, documents administratifs…
Pourquoi numériser ses documents ?
La numérisation de documents constitue un atout compétitif permettant un gain de temps, un meilleur accès et une distribution rapide de l’information, une simplification des process.
Quels sont les avantages de la numérisation de documents en offshore ?
Dans un contexte où le marché est de plus en plus concurrentiel, la numérisation de documents en offshore s’impose comme étant incontournable, notamment pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une réduction de coûts, sans pour autant sacrifier la qualité de service. Disposant des technologies et ressources nécessaires (équipements professionnels de qualité, main d’œuvre qualifiée) à la réalisation des besoins des entreprises en matière de numérisation de documents, les prestataires offshore apportent des solutions permettant de gagner en compétitivité : économie sur les coûts, traitement qualitatif.
De nombreuses sociétés proposent leurs services de numérisation de documents offshore à Madagascar. Un prestataire offshore comme AdValorem Solutions peut répondre à vos besoins en numérisation de documents en offrant des solutions adaptées pour une gestion optimale de vos documents.